花旗银行采用SmartFile 实现智能文档管理

2009年年中，Smartfile文档管理系统在花旗银行正式启动。花旗银行总部300多名员工，总部一层面积6000平方米。每天调用的文档，平均800~1000份。而资料管理室每天需要外借和回收500份文档。自2009年中到现今为止，花旗银行应用Smartfile，每天成功调用文档的时间从原来平均35分钟，提升到3分钟，销售人员的工作效率也大大提高。



      SmartFile是一个搜索文档的智能管理工具，在这个文件夹上粘贴了SmartFile的标签。它适用于银行、律师事务所和政府等机构对文档的管理。首先在软件上，办公室平面图上出现一个文档图标，指引您到某个办公区域找寻文件，而在现场，标签上的LED灯和/或蜂鸣器能告诉您文件的准确位置。标签的历史轨迹清晰地显示了文件在指定的时间内的移动记录。

　　1、寻找文档的苦恼
      
　　花旗银行总部300多名员工，总部一层面积6000平方米。每天调用的文档，平均800~1000份。而资料管理室每天需要外借和回收500份文档。当资料外借后，员工之间寻找和借用文档存疑以下困难：
     
　　（1）资料管理室无法跟踪外借的文档所在员工处。

　　资料管理室只登记前往资料管理室(library)员工借还文档的记录。但是员工之间二次借用文档的记录，就无法实时更新，查询时存在信息盲区。管理员或是员工只能通过OA邮件通知，寻找文件。
     
　　（2）资料管理室每天面临海量借用记录需录入的工作量。手工录入容易出现输入错误。录入信息存在滞后性，检索的利用价值大大减低。
    
　　（3）当员工休假或是外出公干，所有文档必须锁在抽屉中。银行总部，要求员工外出或是下班后，必须把文档放置进文件柜，并且关锁起来，每个员工存放的文件柜3~6个不等。但是所以文件存放的地方无法确认，即使其他员工获得上级批准权限取出文件，也需要费时寻找文档。
     
　　(4) 往往在文档丢失很长一段时间后，才重新寻找。但是无法根究在二次借用的哪个环节，包括接手员工信息、时间、地点。

　　2. SmartFile脱颖而出，成为花旗银行的应用方案
     
　　原技术应用： 花旗银行原采用最为传统的条码文档管理方式，在每个3.5寸硬件文件夹上，粘贴一个二维条码。然后使用Symbol手持的条码扫描仪一对一的扫读ID。而员工的录入信息是HF的员工卡输入。以此关联借还文档和员工的信息。

　　3.Smartfile硬件部件介绍
　　（1）SmartFile tag
　　标签集成哔哔蜂鸣、LED提示，把标签粘贴在资产和文档上，用于资产跟踪点位。



　　（2）Master Reader
　　SmartFile 主控制器严格按照CE标准和ROHS 标准设计和生产，符合香港安全防火条例的检测标准。

　　（3）Slave Reader

　　定位器放置在指定的房间、文件柜、办公桌，用于定位就近的文档。严格按照CE标准和ROHS 标准设计和生产。

　　4.软件系统说明
     
　　现有应用系统是基于Windows下的为三层架构的软件，包括服务器终端（Server.exe)，客户终端(Client.exe)和Middle ADO Service Tool of SmartFile 。
     
　　安装的测试软件是smartfile reader test.exe。 此软件是提供给安装工程人员测试Master Reader信号是否覆盖完成, Slave reader 是否安装位置正确，以使定位准确。
      
　　Slave reader查找软件。此软件用于安装时填写好Slave reader在地图的位置，及提供寻找功能。系统维护人员，可通过此软件迅速查找有问题的Slave reader的位置。

　　5、管理提升
     
　　自2009年中到现今为止，花旗银行应用Smartfile，每天成功调用文档的时间从原来平均35分钟，提升到3分钟，而销售人员的工作效率大大提高。
      资料室管理员每天进行文档盘点只需30分钟，包括排查文档异常情况，资料室管理员共三名，足以应付300多名员工、5500份文档的管理工作量。

　　革新变化：
       花旗银行文档交接流程，从原来的纸签名，转变到系统定位自动记录。
       资料室管理员从原来的条码扫描，手工整理，转变到一键获取文档使用报告。 OA邮件通知借用文档转变，直接调用Smartfile数据库，3分钟完成文档借用。