基于RFID资产可视化管理系统解决方案-高校固定资产管理系统

一 、系统设计背景

江湖云智慧资产可视化管理系统(智资产DW-S400)是依托互3D技术、云计算、大数据、RFID技术、数据库技术、AI、视频分析技术对RFID固定资产进行统一管理、分析的信息化、智能化、规范化的系统。

固定资产管理系统是以实物管理为特点，以化繁为简为目的的实用管理类软件。固定资产管理系统针对固定资产管理中经常出现的实物与财务帐目不符的情况，运用物联网技术---射频技术为企业解决了问题，使企业管理有条不紊，帐物相符。

物联网，顾名思义，就是物物相连的互联网。这有两层意思：

第一，物联网的核心和基础然是互联网，是在互联网基础上的延伸和扩展的网络；

第二，其用户端延伸和扩展到了任何物品与物品之间，进行信息交换和通信。因此，物联网是指运用传感器、射频识别（RFID）、智能嵌入式等技术，使信息传感设备实时感知任何需要的信息，按照约定的协议，通过可能的网络（如基于WiFi的无线局域网、2G/3G等）接入方式，把任何物体与互联网相连接，进行信息交换和通信，实现物与物、物与人的泛在链接，实现对物体的智能化识别、定位、跟踪、控制和管理，物联网应用方向：智慧城市、智能农业、智能交通、智能医疗、智能物流、可视化资产管理、智能工业、智能家庭等。

1.1高校固定资产管理现状

固定资产是高校人才培养、科学研究、社会服务的硬件条件，一个学校固定资产的数量和质量是衡量这个学校的教学、科研综合实力的重要因素。管理好学校的固定资产并使其发挥最大效益，是各高校管理工作的重要组成部分。近年来，由于招生规模迅速扩大，各高校都购置了大量固定资产，为此，加强固定资产管理成为当前高校管理的重点工作之一。

随着我国经济的飞速发展和信息产业的日新月异，使得改进生产方式、提高运行效率、降低经营成本及改善服务质量等管理工作成为目前各个企事业单位的重中之重。由于固定资产管理具有分布广、数量大、调整频繁等特点，在目前的管理模式下，资产变动信息在传递过程中人为因素造成的信息失真和滞后引起帐实无法同步一致，无法及时进行设备优化调配，致使大量高价值资产闲置浪费，严重影响财务报告的真实性。

1.2高校固定资产管理问题分析

固定资产具有设备价值高、使用周期长、配置地点散、管理难度大等特点，因此固定资产管理系统是高校管理中的一项复杂的系统工程。目前，大多数高校对固定资产管理实行的是以账物分管为原则，分门别类归口管理的模式，通常是设备部门管理教学仪器设备，后勤部门管理土地、房屋、建筑物、家具，图书馆管理图书杂志，财务部门负责固定资产价值核算。客观地说，当前高校普遍采取以固定资产管理相关部门的职能划分，由各部门分别负责设备采购、资产管理、财务立帐等的模式，这样一个管理架构无论从相互监督、责权分管，还是行政协调方面都比较合理。

过去，在提及高校固定资产管理方面存在的问题时，大多集中在制度建设滞后、管理意识淡薄、机构人员不力、沟通协调不足等原因，认为一是学校不够重视，重钱轻物、重购轻管；二是规章制度不健全，或虽有制度，但没有认真落实，执行中流于形式；三是机构设置不完备，专职管理人员素质不高，责任心不强等等。这些原因不能说不对，但对问题的研究仍停留于表面，调研分析不够深入，没有抓住问题的根本所在，由此而来的解决办法也很难应用到实际工作中并产生真的效益。

事实上，无论是国家还是地方，各级固定资产管理部门对固定资产的管理都相当严格，每年从教育系统下达的统计报表都包含固定资产数据上报；各层面的固定资产管理规章制度建设也比较完备，采购、管理、报废均有法可依、有章可循；各高校均设置有专门的固定资产管理机构甚至成立二级管理队伍，由专职人员负责管理。可见，制度、队伍等建设虽不能说完善，但至少是完备的。那么，问题究竟出在哪里?长期以来许多高校不进行固定资产清查，实物管理部门与财务部门没有开展经常性对账工作，使会计账面余额与管理台账余额不相符，导致了家底不清、账物不符、账账不符情况的普遍存在，固定资产得不到动态有效的管理和利用。主要表现为以下所列的问题：

1.2.1清产核资难以开展

目前高校的资产管理基本仍采用传统管理方式，大多是采用资产设备卡片或者纸制条形码标签，通过手工方式将设备相关信息分类编辑管理，维护及使用情况仍然采用传统的记录及查询方式，效率不高。根据资产管理规定资产要进行定期清查，清查时只能通过纸制管理卡片、纸制标签，进行人工登记、核实处理。设备的清点要以现场固定资产标签为核查依据，传统的资产标签时间长了容易破损或丢失，标签破损后信息不全设备清点就很难追溯，一旦标签丢失，往往出现设备资产无据可查的现象。如果出于保护标签的考虑，把标签藏入设备中不容易丢失的位置，安全虽然有了保障，但是一到清产核资的时候，就要开拆大部分设备，显然不可行。由于传统管理方式的制约，进行大量的多种类多地点设备资产清查难度很大，需要大量的人员花费大量的时间实施。

1.2.2设备流动难以监控

随着高校信息化建设的不断推进，个人配置设备也不断增加，台式电脑、打印机、笔记本电脑、数码相机等的逐步配备使固定资产具有了更强的流动性。在目前的管理模式下，由于监控手段和变动记录迟缓，资产信息的频繁调整往往会造成信息失真和滞后，从而造成帐实无法同步一致。机构调整、岗位轮换、教职工调动或办公室搬迁时，设备的调整和流动随之产生，在传统的管理模式下，只有人事部门、固定资产管理部门、设备所在部门和使用者都自觉地按照相关的操作程序完成一系列设备移交工作，固定资产变动的信息才不会遗漏或缺失。但事实上，一方面是这些涉及到设备调整的机构人员变动发生时，工作的重点和关注点都不是设备的调整；另一方面是由于程序复杂、关联部门多，即使大家都能及时考虑到设备的问题，也因为操作难度大而不了了之。单位人员调整是常态，跟进不迅速，人员更换调离后，其名下的物品随时间的流逝不知去向。部门的调整虽不频繁，但设备变动的量大，监控不及时，要做到帐实相符就比较困难。

由于固定资产使用地点分散的特点，即使在现有管理应用系统的支持下，固定资产标签的制作、填写或打印、粘贴，资产状态的跟踪，盘点等工作的性质和工作量并没有得到较大的改进，固定资产管理依然是手工和计算机管理相结合。

因此，建立一套可视化资产管理系统实现自动管理成为解决固定资产管理困难的有效途径。

二、系统建设原则：

安全保密、方便工作 ：

系统采用有效可信的安全措施，针对固定资产唯一ID特性，实现系统的多层次的安全控制，正确处理安全保密和方便工作的关系，把对高校固定资产的保存、发放、使用等问题放在重要位置，把强化技术手段与健全管理体制结合起来，建立完善相应的安全保障体系和防范机制，确保资产的合理、安全使用。

先进性、开放性：

系统建设采用先进的成熟技术，建立严密、体系化的系统管理、应用平台，具有良好的分层设计，整体系统扩充性能良好，以满足信息化不断发展的需要。

可用性、可靠性：

系统在设计开发时，充分考虑到具体情况及使用操作，不但要理论上可行，更重要的是实际上可用，更好地适应工作需求。同时要把故障率降到最低，确保系统稳定可靠，系统提供了容错设计，具有故障检测功能。系统采用成熟的、稳定的、嵌入式硬件架构天然的防病毒，完善技术设备，系统具有一致性、升级能力，能够保证全天候长期稳定运行。在系统故障或事故造成中断后，能确保数据的准确性、完整性和一致性，并具备迅速恢复的功能，同时系统具有一整套完整的系统管理策略，可以保证系统的运行安全。

高效性、性价比高：

系统性能指标高，软硬件性能充分发挥，资源利用率高。在技术和价格的平衡中，优先考虑技术达到应用要求，并且具有先进实用性。同时，控制系统的整体造价在合理的范围之内。

三、设计依据

GB4943-95 信息技术设备包括电气设备的安全

ISO/IEC DIS9789-2 标准的三次DES加密要求

四、系统特点

l 应用RFID技术，实现设备从采购到报废的全寿命周期管理。

l 实现采购、入库、转移、盘点到报废，实现资产识别自动化。

l 从实物角度和财务帐相对比，互相对应，从真正意义上做到帐、卡、物相符。

l 可视化的信息管理平台，为用户及时掌握资产情况，合理配置资源提供便利，实现对资产设备的跟踪管理。

l 特别强化固定资产中的用电资产的管理情况，与传统资产管理相比不仅仅是对设备的固有信息的存储管理，更体现在对设备的策略控制上。好的策略更能延长设备的使用寿命，增加使用率，减少用电量。包括运行时间控制，状态实时显示（包括用电量）以及软件的策略个性化配置，实现设备的自动化管理，更加方便用户的使用与数据统计。

l 特有资产3D定位，可以根据具体现实中的房间定制3D可视化界面，采用3D效果图作为资产房间背景，并且资产的实景图可以自定义、位置以及所需资产信息等用户可自定义。与现实情况融为一体，更体现了软件方便、灵活直观的特性。

五、系统功能

固定资产管理具有价值高、品种和使用多样化、使用地点分散、使用周期长、管理难度大等各种特点，是企业管理中的一个重要环节。RFID技术作为实物资产与资产管理系统的智能化桥梁，借助网络或GPRS无线远程传输的功能，可将资产日常管理活动与资产管理系统有效的整合在一起，从而达到实物信息与系统信息的实时同步一致。固定资产管理包括资产的新增、调拨、盘点、闲置、报废、维修和保养等操作，它包含了设备从购入、投入使用到报废的全生命流程。设备购入时加装RFID电子标签，RFID标签内写入资产的信息，每次进行资产管理操作时，RFID读写器或手持终端都会读到资产上的电子标签并根据相应的流程进行处理，从而实现固定资产的高效管理。

在每个需要管理的固定资产上安装RFID标签，在固定资产可能发生流动的通道上安装RFID读头，上位机系统将固定资产划分区域或分类管理，当固定资产发生移动时，系统自动跟踪其位置，并确定新的方位，固定资产盘点时使用手持设备，及时将设备信息写入标签。

RFID固定资产管理主要功能模块：

1、固定资产新增：在资产管理系统中读取RFID电子标签并填写需管理设备的相关属性(如资产名称，使用部门，供应商名称，存放位置等等)，并将该RIFD电子标签用粘贴或铆钉螺丝等方式固定在对应资产上。

2、固定资产调拨：固定资产在使用过程中需要更换使用部门或使用人时即需要进行资产的调拨操作，首先是需要在管理软件上完成审核流程并在管理软件上完成调拨操作，再次需要在实际现实中将相应固定资产以RFID作为媒介完成交割。

3、固定资产盘点：在固定资产的管理过程中，需要定期对固定资产实行盘点操作，以保障帐实一致。用装有管理软件的手持终端，结合RFID自动识别技术，对固定资产进行一一核对，并且监测固定资产的实际状况(比如是否有损坏，是否需要维护，是否改变位置，是否到期需要报废等等)。

4、固定资产维修保养：有些固定资产在使用过程中需要定期保养，还有固定资产需要维修，需要结合管理流程以及用RFID对应实际的资产来进行资产的维护保养操作。

5、固定资产报废：固定资产到达使用年限可以申请报废，系统流程走完后现实的固定资产按要求处理。

6、固定资产报表：固定资产管理系统可以按要求定期出分类分项报表，以备管理人员和财务人员查看。

7、权限和安全管理：资产的使用盘点调拨等，根据不同的要求在对应管理软件和手持终端软件中取得不同的权限，如果涉密资产，需要保留在一定区域内的资产，可以在门口或通道处安装固定式读写器，当未授权资产出来时候做警报处理。

在固定资产管理过程中，盘点是非常重要的一个环节。RFID技术进行现代化的管理方式和管理手段，实现高效、快捷的现代化盘点，尽量减少盘点一些列的流程。RFID实现了固定资产全生命周期可视化管理，实现对资产申购、入库、借用、归还、转移、调拨、报修、保养、盘点、折旧等过程的智能化动态实时管理，提供了准确的数据参考，有效增大固定资产效益和提高资产使用率，降低了企业管理成本和避免了资产闲置浪费。